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segunda-feira, 30 de novembro de 2009

O Dogma e o Ateísmo

Calma, não tem nada a ver com religião. Achei o título apropriado para fazer uma analogia interessante – de pessoas que acreditam que a aplicação de metodologias, modelos, padronizações, e boas práticas é o caminho para o sucesso(o dogmático) e outras que não enxergam nenhum valor prático nisso e que essas coisas só atrapalham seu trabalho(o ateu).

Vamos começar falando sobre o “Ateu”. Ele é presente em todas as estruturas da empresa. É uma pessoa prática e ligada diretamente no resultado do SEU trabalho ou no trabalho de seus companheiros diretos ou sua equipe direta.

Antes de mais nada, e antes de ser descrente, o “ateu” acredita que não acredita em nada, e isso é muito significativo. Isso não significa que os “ateus” são pessoas fechadas a novidades ou inovações na sua forma de trabalho ou mesmo a instrumentos corporativos, o que acontece é que em geral eles eles gastam muita da sua energia para combater ou resistir ao que eles acham pouco produtivo ou errado. E são pouco flexíveis quanto ao que eles acreditam. Não os leve a mal, se você pensar bem, isso tudo é muito coerente não é mesmo?

Em outras palavras se você não conseguir explicar no papel como a ITIL, o COBIT, a ISOxxxx, as leis de trânsito ou qualquer conjunto de regras seja diretamente proveitoso ao seu trabalho direto(agregando algum valor) você terá resistência certa. Isso é especialmente difícil, pois esse tipo de profissional é extremamente competente e sempre se assegura que faz seu trabalho da melhor forma. Aqui está o grande desafio dos “middle managers” que tem o papel de não permitir que idéias diferentes da organização se disseminem*(e inclusive, consequentemente, que todos pensem uniformemente com as diretivas da empresa).

Em contra-partida, o “Dogmático” acredita que o único caminho para redenção é a aplicação de metodologias e boas práticas. Ele estuda isso, tira suas certificações, procura cases de sucesso, veste a camisa mesmo, até briga com quem fala que não funciona. (Mas uma vez, aqui existe um ponto de coerência. Aceitar que estas coisas como algo não-funcional significa que você jogou tempo e dinheiro no lixo e ninguém quer isso não é?)

O “Dogmático” enxerga valor nas boas práticas e em geral é bem relacionado na estrutura funcional da empresa. (Afinal de contas se ele não for, ele passa de chato para maluco!) Não obstante, em geral consegue algum apoio gerencial para a aplicação das metodologias – afinal de contas são boas práticas do mercado, ora bolas!

Existem alguns “pecados” que alguns “dogmáticos ” realizam com freqüência. O principal deles é deixar de lado o fator cultural da empresa, e tentar aplicar melhores práticas que as vezes não são aplicáveis, necessárias, ou que existe a necessidade de um fator intermediário para ser alcançado antes de sua aplicação plena. Infelizmente isso é bem freqüente e tem sido o motivo de alguns “rollbacks” na implementações de boas práticas nas empresas. O fator humano é um deles. Em algumas empresas públicas ou com o “espírito de empresas públicas”, muitas vezes é difícil mudar hábitos, e isso deve ser respeitado e levado em conta nos planejamentos, ou então, como diz nosso amigo Silvio Luiz, é “fechar o caixão e beijar a víuva” para seu projeto de implementação.

Então qual o melhor perfil? A resposta é muito simples, como tudo na vida os extremos em geral são prejudiciais, dessa forma uma atitude equilibrada e adaptável é a melhor opção.

Como gestor, é importante enxergar o valor das boas práticas e apoiá-las. Ao mesmo tempo, é importante assegurar sua aplicabilidade. Muitas das metodologias são genéricas(alguns devem ser utilizadas como “frameworks”) e precisam ser customizadas para sua realidade. NEM TUDO PRECISA SER APLICADO no primeiro momento e E NEM TUDO É APLICÁVEL. Em alguns lugares um nível intermediário de maturidade é necessário para usufruir os resultados desejados. E certamente em alguns lugares não vale apena sua aplicação (pelo menos plena), em especial quando regras duras e inflexíveis prejudiquem a produtividade de seus funcionários.

Resumindo, proteja a produtividade de seus funcionários mas procure mostrá-los o valor de algumas regras e controles.

Bons Projetos e Sucesso.

Leandro Santoro.

*A atribuição do papel dos “middle managers” é de autoria de Eric Raymond, numa palestra que ele realizou no FISL 6.

terça-feira, 24 de novembro de 2009

Comunicação em Projetos – arte de ouvir


Uma das áreas mais importantes em Gerenciamento de Projetos é a Gestão da Comunicação. E pelo fato de ser uma das mais importantes, também é uma das grandes "vilãs" para o sucesso do projeto.
Todos nós sabemos que um projeto é formado por uma equipe de pessoas, sendo assim vem um grande problema: Como lidar com as diferenças de personalidades dessas pessoas? Como motivar essa equipe? Como gerenciar os conflitos, os interesses?
Esses são alguns dos problemas que encontramos quando trabalhamos com pessoas.

Normalmente em projeto de grande porte, existe um plano de comunicação bem elaborado e também pode haver um membro da equipe responsável para gerenciar a comunicação de todo o projeto.
É fato que em projetos menores muitas vezes a comunicação não é exercitada de maneira eficiente e nem um plano de comunicação existe. Por exemplo, na fase de levantamento de requisitos se não tivermos uma boa comunicação com os stakeholders, certamente não conseguiremos absorver e anotar as suas expectativas. Por outro lado se não conseguirmos sanar as dúvidas de um membro da equipe ou até mesmo deixar claro as suas responsabilidades no projeto, ou seja, o que ele deve entregar e como entregar.
Certamente esses dois casos irão ajudar muito para o fracasso do projeto. [Isso é fato!]

Existem algumas dicas e técnicas que podem nos ajudar:

Para Stakeholders:
* Na fase de levantamento de requisitos, crie uma planilha RTM - Requirements Traceability Matrix, onde você irá listar as expectativas do seu stakeholder e a sua influência no projeto;
* Ouça e escute o que ele tem a dizer, não influencie o mesmo para seus objetivos;
* Esclareça as suas dúvidas em relação às necessidades do mesmo;
* Após identificar o interesse do stakeholder temos que procurar trazê-lo para o projeto para ajudar, ou ao menos, para não atrapalhar o projeto;
* Se você é o líder do projeto, após identificar todas as expectativas do stakeholder converse com o Gerente de Projetos da organização para debater tais itens, esclarecendo todas as dúvidas que surgirem;

Para Equipe:
* Tenha o hábito de anotar suas dúvidas, por mais simples ou complexas que elas possam parecer;
* Determine um prazo alvo para suas dúvidas serem esclarecidas, caso esse prazo chegue ao limite, cobre por respostas;
* Caso precise passar algum pacote de trabalho para um membro da equipe, elabore um dicionário da EAP referente ao trabalho. Seja claro para expor os detalhes e aceitação de tal pacote de trabalho;
* Conversas freqüentes e informais com a equipe ajudam;

Não podemos esquecer que alguns membros da sua equipe serão tímidos, por isso não deixe de convidá-lo para uma conversa, nem sempre o fato de ser calado significa que ele não tem nada para dizer.

Os Líderes e os Gerentes de Projetos precisam ser um bom ouvinte, mas aí vem a pergunta:

Como tornar-se um bom ouvinte?
A habilidade de ouvir bem, como muitas outras coisas na vida, é uma questão de simples treino. Algumas pessoas já aprenderam a ouvir, outras ainda precisam desenvolver essa habilidade. Nunca é tarde, para se desenvolver essa capacidade.

Alguns exercícios:
* Assuma consigo mesmo o compromisso de treinar diariamente por cinco minutos, estipulando a ocasião durante o dia em que pretende praticar;
* Escolha pessoa ou situação que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega, mulher ou marido, primeira pessoa que entrar em seu gabinete, etc.);
* Procure ficar ouvindo a pessoa em questão durante o prazo já estipulado;
* Evite interromper, acumulando dúvidas eventuais para esclarecer em momento oportuno;
* Observe seu próprio comportamento: como é a experiência de ouvir?
* Você tem muita vontade de interromper ou de completar as frases do outro?
* Você chega a desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu espaço?
* Você chega a ficar ansioso, impaciente?
* Repita o exercício diariamente durante três semanas, procure corrigir as disfunções à medida que você as identifica;

A habilidade de ouvir conquista-se por meio do domínio de uma série de pequenas técnicas e atitudes que serão adquiridas com treino e tempo.
Simplesmente a comunicação é fundamental em projetos e o ato de ouvir é uma peça fundamental para um líder ou um gestor. Ouvindo podemos aprender ou perceber algo novo, enquanto o ato de falar nos limita ao processamento de idéias já formadas. Sendo assim vale a pena investir na habilidade de ouvir.
Com uma boa comunicação e com a capacidade de ouvir um membro da equipe, você conseguirá identificar detalhes importantes do projeto para seu sucesso. Além de estar sendo um profissional mais eficaz e, ao mesmo tempo, irá aprimorar sua imagem como pessoa.

segunda-feira, 16 de novembro de 2009

Online Project Planning System Tool

Recentemente publiquei em meu blog um post a respeito de uma ferramenta muito interessante para gerenciamento de Projetos Online Chamada - Tom's Planner.
Esta aplicação permite que você crie e compartilhe gráficos de uma maneira muito simples.
Lógico que não analisei a ferramenta com mais acuidade para testar melhor suas features porém gostei do projeto e acho que pode ser muito útil para os leitores.
segue uma breve descrição da ferramenta em inglês :
"Tom’s Planner is a Intuitive Project Management online enables anyone to easily create, share and publish online planning schedules (Gantt Charts) with drag and drop simplicity.To learn more please visit this site ! "
Como trabalho com Tecnologia da Informação e sou especialista em tecnologias opensource, brevemente estarei publicando algumas análises sobre aplicações para gestão de projetos livres.
Esta foi minha primeira contribuição, espero que tenham gostado. Para quem quiser entrar em contato ou mesmo me mandar email em particular por favor acesse meu blog ( http://pauloamaral.blog.br )

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